Halten Sie die GDPR-Vorschriften ein?

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR ) verlangt von jeder Organisation die Einhaltung spezifischer Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften. Organisationen, die die Anforderungen des Information Commissioners Office (ICO) erfüllen, müssen einen Datenschutzbeauftragten einstellen. Alle Organisationen sollten einen Datenschutzbeauftragten haben, der die volle Verantwortung für die Festlegung und Verwaltung der Kontrollen für sensible Daten trägt.

Die aggressive Art der sich ständig weiterentwickelnden Cyberkriminalität stellt eine ernsthafte Bedrohung für die Menschen, Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung in Europa dar. Gleichzeitig wird die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung durch die mobile und dezentrale Belegschaft erschwert.

Die meisten Unternehmen verarbeiten im Zuge der Digitalisierung immer größere Datenmengen. Daher müssen diese Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um ihre Kunden und ihr Geschäft durch einen angemessenen Umgang mit Daten zu schützen. Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten stellt sicher, dass Ihre wertvollen Unternehmensdaten beaufsichtigt und verwaltet werden.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR ) verlangt von jeder Organisation die Einhaltung spezifischer Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften. Organisationen, die die Anforderungen des Information Commissioners Office (ICO) erfüllen, müssen einen Datenschutzbeauftragten einstellen. Alle Organisationen sollten einen Datenschutzbeauftragten haben, der die volle Verantwortung für die Festlegung und Verwaltung der Kontrollen für sensible Daten trägt.

Ein höheres Risiko der Nichteinhaltung kann zu einer Strafe von 4 % Ihres weltweiten Umsatzes oder bis zu 20 Mio. € führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Wenn Ihr Unternehmen wegen Nichteinhaltung der DSGVO zu einer Geldstrafe verurteilt wurde, können Sie sich nicht mehr auf Unwissenheit berufen.

Wenn Sie kein GDPR-Experte sind, kann es schwierig sein, die GDPR-Vorschriften zu verstehen und einzuhalten. Der DSB unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) der Europäischen Union, um Verwirrung bei der Einhaltung der Vorschriften und massive finanzielle Verluste zu vermeiden.

Was Sie über den Datenschutzbeauftragten wissen sollten

Im Allgemeinen ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ein unabhängiger Unternehmensbeamter, der für die Einhaltung der Allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union zuständig ist. Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist für die Durchführung interner Datenschutzbeurteilungen sowie für die Überwachung, Beaufsichtigung und Beratung zu allen Themen im Zusammenhang mit der DSGVO zuständig. 

Ein DSB muss direkten Zugang zur obersten Führungsebene haben, um sie bei Entscheidungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten unterstützen zu können. Die Führungskräfte Ihres Unternehmens haben nur minimalen oder gar keinen Einfluss auf die Tätigkeiten, Erkenntnisse und Empfehlungen des DSB. 

Im Falle eines Interessenkonflikts wird die oberste Führungsebene keinen Druck auf den DSB ausüben, ebenso wie es IT-Managern untersagt ist, unter keinen Umständen die Funktion eines DSB zu übernehmen. Auch eine Führungskraft des Unternehmens, die in künftige oder bestehende Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Maßnahmen gegen das Unternehmen verwickelt ist, sollte nicht zum DSB bestellt werden.

Eine organisationsweite Sicherheitspolitik sollte gut etabliert sein, allen mitgeteilt und von allen befolgt werden. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Ernennung einer Person zum behördlichen Datenschutzbeauftragten nicht bedeutet, dass diese Person allein für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich ist. Die Aufgabe des DSB besteht darin, alle erforderlichen Änderungen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Datenschutzpolitik kennen.

Rolle des Datenschutzbeauftragten

Schauen wir uns die Benennung des Datenschutzbeauftragten genauer an: vorgeschriebene und freiwillige Positionen des Datenschutzbeauftragten, der Umfang seiner Kompetenzen, seine Unabhängigkeit, Interessenkonflikte, Haftung usw.

Diese Funktion wird manchmal auch als Datenschutzbeauftragter oder Informationsbeauftragter bezeichnet. Die Aufgaben und Pflichten bei der Bestellung eines DSB sind zwar von Land zu Land unterschiedlich, doch gibt es einige Standardanforderungen. In der Regel brauchen kleinere Organisationen oder solche, die nur eine begrenzte Menge personenbezogener Daten verarbeiten, keinen DSB zu ernennen, obwohl die Ernennung eines DSB in solchen Fällen dennoch empfohlen werden kann.

Wenn die Bestellung eines behördlichen Datenschutzbeauftragten erforderlich ist, gibt es häufig Bestimmungen darüber, wer als behördlicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden kann. Die Bestellung eines behördlichen Datenschutzbeauftragten unterliegt im Allgemeinen einer Reihe von Regeln und Vorschriften, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Allerdings wird die Bestellung von Datenschutzbeauftragten weltweit immer häufiger gesetzlich vorgeschrieben, und ihre Aufgaben werden immer besser definiert.  

In der EU sieht die Datenschutz-Grundverordnung vor, dass der DSB auf der Grundlage seiner einschlägigen beruflichen Qualifikationen oder seiner umfassenden Erfahrung bestellt werden muss und dass die Person leicht erreichbar sein muss. Darüber hinaus kann der Sitz des DSB vorgeschrieben sein. 

Sobald ein DSB bestellt ist, müssen in vielen Rechtsordnungen die Kontaktdaten des DSB an die örtliche Aufsichtsbehörde weitergegeben werden. Darüber hinaus besteht häufig die gesetzliche Verpflichtung, die Kontaktdaten des DSB in Datenschutzrichtlinien oder Meldungen an betroffene Personen anzugeben. 

Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten

Die DSB können auch mit der allgemeinen Überwachung der Einhaltung der DSGVO oder der Durchführung von Vorschauen auf ihre Organisation beauftragt werden. Um die Wirksamkeit des DSB bei der Erfüllung dieser Aufgaben zu gewährleisten, schreiben mehrere Gesetze, darunter die EU-DSGVO, vor, dass der DSB ein hohes Maß an Unabhängigkeit haben muss. Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass ein DSB nicht für die Erfüllung seiner Aufgaben bestraft werden kann.  

Es ist die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten (DSB), Unternehmen mit Richtlinien zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu versorgen und Verstöße gegen die Datenschutzvorschriften zu melden. Die Position des DSB erfordert fortgeschrittene Kenntnisse der DSGVO und anderer einschlägiger Datenschutzgesetze, einschließlich der ePrivacy-Richtlinie. In den meisten Fällen besteht die Hauptaufgabe eines DSB darin, die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze in der jeweiligen Rechtsordnung sicherzustellen. Dies kann die Beaufsichtigung von Datenanfragen, die Unterstützung beim Datenschutz, Folgenabschätzungen, Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden umfassen.

Einige Gesetze sehen außerdem vor, dass ein DSB in der Lage sein muss, mit der Geschäftsleitung zu kommunizieren. Weitere Unterschiede bei der Ernennung von DSB auf der ganzen Welt betreffen die Frage, ob verschiedene Organisationen denselben DSB ernennen können, die Anforderungen bei Interessenkonflikten, die Frage, ob eine Gruppe zum DSB ernannt werden kann, und die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ernennung der stellvertretenden DSB sind ähnlich. 

Zusammenfassung der Qualifikationen des DSB

• Fähigkeit, das Personal in Sachen Datenschutz zu schulen.
• Selbstvertrauen und ein tiefes Verständnis für die Prozesse und die Branche des Unternehmens.
• Die Fähigkeit, große Gruppen von Menschen zu unterrichten und komplexe Konzepte zu erläutern.
• Rechtlicher Hintergrund. Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) wird in Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung als eine Person mit professionellen Fähigkeiten und Verständnis für Datenschutzgesetze und -verfahren definiert. 
• Erfahrung im Bereich Cybersicherheit. Unternehmen, die der DSGVO unterliegen, müssen jemanden einstellen, der sich mit realen Sicherheitsvorfällen befasst hat und zu Sicherheitsrisikobewertungen, Gegenmaßnahmen und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA) beraten kann. Als Faustregel gilt, dass ein DSB über Fachwissen im Bereich der Cybersicherheit verfügen sollte.

DPO auslagern: DPO als Dienstleistung

Die Auslagerung der Funktion des DSB ist für kleine und mittlere Unternehmen eine naheliegende erste Wahl. Um einen DSB einzustellen, müssen die Unternehmen jemanden finden, der praktisch genug ist, um zu verstehen, dass seine Fähigkeiten für die Funktion weniger wichtig sind als seine Fähigkeit, angemessene Lösungen in einem zunehmend unvorhersehbaren rechtlichen Umfeld auszuhandeln. Der kompetente und erfahrene DSB bahnt sich souverän seinen Weg durch den Sumpf.

Wenn Sie hingegen einen internen Datenschutzbeauftragten ernennen, wird es von jeder Abteilung, mit der der Datenschutzbeauftragte in Kontakt kommt, Widerstand geben. Die IT-Abteilung empfindet die DSGVO als unnötige Belastung für ihre Projektzeitpläne, während Vertrieb und Marketing sie als unangemessenen Eingriff in ihre Fähigkeit zur effektiven Ausführung betrachten. Die Sicherheitsbehörden befürchten, dass die neue Vorschrift in direktem Widerspruch zu den bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen steht, denen sie derzeit unterliegen. Die Rechtsabteilung kann sich nur den Kopf darüber zerbrechen, wie unklar das Gesetz ist.

Allerdings muss der DSB bereit sein, mit verschiedenen Fachabteilungen zusammenzuarbeiten. Er oder sie muss den Mut haben, seine/ihre Meinung zu sagen, seine/ihre Überzeugungen zu verteidigen und zu wissen, wann er/sie seinen/ihren Standpunkt behaupten und wann er/sie Kompromisse eingehen muss. Vor allem aber muss diese Person in der Lage sein, die Auswirkungen der Compliance-Verantwortung Ihres Unternehmens auf Ihr Endergebnis zu messen.

10 Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

1. Um die DSGVO zu erfüllen, müssen alle DSB unabhängige Ressourcen für das Unternehmen sein.
2. Sie müssen nicht in die Schulung Ihres DSB investieren, da er oder sie die DSGVO auf dem Papier und in der Praxis gut kennt. 
3. Es wird nicht empfohlen, den obersten IT- oder Sicherheitsverantwortlichen des Unternehmens mit der Funktion des DSB zu betrauen, da der DSB verpflichtet ist, ein ehrliches Feedback zu den IT- und Sicherheitssystemen des Unternehmens zu geben.
4. Der erfahrene externe DSB ist sowohl mit dem Inhalt der DSGVO als auch mit deren Auslegung vertraut. Er kann die komplexen rechtlichen Anforderungen analysieren und wertvolle Einblicke und praktische Empfehlungen geben.
5. Der DSB muss sowohl mit dem Wortlaut als auch mit der praktischen Umsetzung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze, der Cybersicherheit und des Risikomanagements gründlich vertraut sein.
6. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein Experte auf dem Gebiet des Datenschutzes und der Datensicherheit und bietet objektive Beratung und Anleitung. Dank seines umfassenden Verständnisses der Organisation und der von ihr gehandhabten Daten ist er in der Lage, den Kunden zu helfen, mit den aktuellen Risiken für die Organisation Schritt zu halten und die Einhaltung der DSGVO durchzusetzen.
7. Es ist wesentlich einfacher, einen Berater auszutauschen als einen Mitarbeiter, wenn Sie mit einem DSB-Dienst unzufrieden sind.
8. Ein ausgelagerter DSB hat möglicherweise einen besseren Einblick in die Umsetzung der DSGVO durch andere Unternehmen.
9. Es bestehen keine Interessenkonflikte mit den externen Datenschutzberatern.
10. Der versteckte Vorteil der erhöhten Datentransparenz, die sich aus der Einhaltung der DSGVO ergibt, ist Ihre verbesserte Fähigkeit, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

DPO als Dienstleistung der CISO AG 

Unter bestimmten Umständen schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dem für die Verarbeitung Verantwortlichen oder dem Datenverarbeiter vor, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen. Die Anforderungen im Zusammenhang mit der DSGVO sind nicht immer offensichtlich und in Ihrem Tagesgeschäft leicht umzusetzen. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten erfordert außerdem umfassende Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes und ein gründliches Verständnis der Branche des Unternehmens.

DPO as a Service der CISO AG wird Organisationen jeder Größe angeboten, die an einer strukturierten, praktischen Anleitung interessiert sind, die auf unserer globalen GDPR-, Datenschutz- und Datensicherheitserfahrung basiert.

Die CISO AG bietet DPO as a Service Package an. Wir übernehmen die externe DSB-Funktion. Unser Team aus erfahrenen Rechts-, Cybersecurity-, Risikomanagement- und Datenschutzexperten berät Ihre Organisation und hilft bei der Umsetzung und kontinuierlichen Überwachung aller Compliance-Maßnahmen. Die CISO AG verfügt über alle Lizenzen und Zertifizierungen für die Einhaltung der GDPR und die Umsetzung des Datenschutzes.

Wir decken ein breites Spektrum an relevantem GDPR-Wissen und bewährten Verfahren ab. Wir versorgen Sie mit den notwendigen Materialien, gut definierten Verfahren und Dokumenten. Hier ist eine Zusammenfassung der Expertise und Ergebnisse, die die CISO AG mitbringt.

• Information und Beratung zu den Leitlinien für den Datenschutz
• Die Beratung bei der Entwicklung und Aktualisierung von Verfahren und Strategien
• Unterstützung bei der Durchführung von DPIAs (Datenschutz-Folgenabschätzungen)
• Koordinierung und Funktion als Kontaktstelle für die Aufsichtsbehörde
• Vertrauen in die datenschutzrelevanten Vorgänge, wie z. B. Anfragen von Betroffenen, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten usw.
• Überwachung der Einhaltung der Verordnung und Weiterverfolgung der bestehenden Kontrollen.

Ihre GDPR-Compliance-Zieleund die Leistungen der CISO AG

Leitlinien zur Datenschutzgesetzgebung

• Information und Beratung des für die Verarbeitung Verantwortlichen, des Auftragsverarbeiters oder der Mitarbeiter zu allen Fragen im Zusammenhang mit der DSGVO.
• Organisation von Workshops zur Sensibilisierung für den Datenschutz und von Mitarbeiterschulungen. 
• Implementieren Sie Datenschutzprinzipien und zentrale Konzepte innerhalb Ihrer Organisation.
• PIMS. Einrichtung eines Personal Information Management Systems (PIMS) gemäß ISO 27701 / BS 10012.

Unterstützung bei der Durchführung von DPIAs (Datenschutz-Folgenabschätzungen)

• Sammeln und prüfen Sie die aktuelle Dokumentation.
• Beratung bei der Gestaltung und Überarbeitung von Strategien und Verfahren
• Unterstützung datenschutzrechtlicher Verfahren
• Organisation von Workshops mit den relevanten Interessenvertretern, um die Verfahren und/oder Richtlinien zu überprüfen und die zu erstellenden oder zu aktualisierenden Verfahren zu ermitteln.
• Teilnahme an maßgeschneiderten Seminaren, um verbleibende Probleme zu lösen und neue Anforderungen an den Datenschutz zu ermitteln.
• Bewertung der derzeitigen Datenschutzverfahren und Abgabe von Empfehlungen für Verbesserungen.
• als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden fungieren

Rahmen für das Risikomanagement (Überwachung der Einhaltung und der bestehenden Kontrollen)

• Organisation von Treffen mit wichtigen Interessengruppen, um ein besseres Verständnis für die unterschiedlichen Geschäftssituationen zu erhalten.
• Einführung von Verfahren für eine regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzverordnung.
• Bereitstellung praktischer Ratschläge auf der Grundlage realer Geschäftsszenarien und umfassender Erfahrungen.
• Bereitstellung von Tools, Vorlagen, bewährten Verfahren, Schritten und Tipps für die Festlegung und Umsetzung der GDPR-Governance in Ihrem Unternehmen.
• Beratung und Entwicklung praktischer Lösungen für die Übermittlung personenbezogener Daten: in Drittländer, an Dritte und in die Cloud usw. Grenzüberschreitende Datenübertragungen - Optionen und Lösungen. Sicherstellung der Compliance bei internationalen Datenübertragungen.
• Beratung zum Schutz von Datenbeständen, zur Verschlüsselung und Anonymisierung, zur Verhinderung von Datenlecks, zur Minimierung von Soft- und Hardwareschwachstellen und zur Bewertung von Datenschutzlösungen und -technologien.
• Die DPIA (Datenschutz-Folgenabschätzung) berücksichtigt folgende Faktoren: Bedarf, Zeit, Verfahren, interne/externe Zusammenarbeit, Arbeitsabläufe, rechtliche Risiken, Genehmigungen und Kommunikation.
• Regelmäßige Audits und Überwachung des Datenschutzes: E-Discovery, Datensicherheit, Cybersicherheit, "Privacy by Design", Datenschutz-Folgenabschätzung, Datenschutz-Audit, Aktivitätsverfolgung.
• Schulungen zum Datenschutz für Mitarbeiter
• Praktische Hinweise zur Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
• Auf einem realen Szenario basierendes Fallbeispiel für eine Datenschutzverletzung und einen Reaktionsplan auf einen Vorfall
• Bereitstellung eines umfassenden Satzes von Standarddokumenten und Beispielen zum Nachweis der Einhaltung der GDRP, einschließlich Zertifikaten